【城市呼吸|占勇】你每周花多长时间开会?

笔者(左一)在上海工作期间养成开会高效的习惯。(图:占勇)

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早在2003年,上海市政府就已开始大力推行精简会议的制度,明确提出“倡导开短会、讲短话,努力提高会议效率”。

不久前,我到一位朋友的公司洽谈合作。一见面,我就发现他神情疲惫,面色微红,仿佛有些缺氧。我关切地问他是不是身体不适,他苦笑着摇头:“没事,就是从早上到现在,一场接一场的会议,中间只有一顿匆匆的午饭,整整一天全在开会。”

这番话让我颇为震惊。回去后,我陆续问了几位在新加坡不同机构工作的朋友。他们大多是中高层管理者,几乎异口同声地表达了同样的无奈:“会议太多了,真的没时间静下来思考,更别提执行了。”

孔子云:“工欲善其事,必先利其器。”会议,本应是协助工作高效推进的“利器”,可如今在不少职场人眼中,却成了消耗精力、拖慢节奏的“累赘”。这让我不禁反思,会议的初衷,是否早已被形式与惯性所掩盖?

在我自己的公司,我们始终倡导一个原则:“能不开的会就不开,非开不可的会,务必控制在半小时以内。”我们要求每位与会者提前准备好内容,开会时直接进入主题,围绕问题展开讨论,迅速厘清方向,明确接下来的行动方案。

高效会议直奔主题 

坦白说,这种高效会议风格并非我首创,它的起点来自2019年我在上海出差时的一次经历。

当时我拜访一家知名互联网企业的高管,他开门见山地对我说:“我们的会议限定30分钟,我们可以直接讨论合作方式和具体细节。”初听之下,我这北方人还有点不适应,总想着“客套几句再谈正事”。但对方解释说,这是公司制度的要求——每一位员工都必须提升效率,节省时间。我才恍然大悟,甚至对这种直奔主题、实打实的交流方式深感欣赏。

很多人总喜欢在会议时先寒暄几句再谈正事。(图:Pexels/Thirdman)

更让我惊讶的是,这样的理念并不只是科技企业的“新风尚”。早在2003年,上海市政府就已开始大力推行精简会议的制度,明确提出“倡导开短会、讲短话,努力提高会议效率”。具体措施包括:发言不超过15分钟,汇报控制在规定时限内,减少层层陪会、避免形式主义。这些改革,让“开会”逐渐回归其本质——为解决问题而服务。

下班前“开个短会”

我为什么要写这篇文章?因为我深知冗长无效的会议,对一个团队的伤害有多大。我曾有一位前领导,颇具亲和力,每次开会前总要寒暄几句,插科打诨一番,营造轻松氛围。但正题往往拖到十多分钟后才进入,等到大家开始讨论时,话题又时常被“发散型同事”带偏。最终,一个多小时过去了,结论模糊,行动不清,大家笑着离开会议室,却带着沉重回到工位。因为当天的工作任务依旧原地踏步,不加班根本完不成。

还有一位年轻朋友跟我吐槽,她的直属上司有个令人抓狂的习惯:每次都在快要下班时,突然说“开个短会”。你要是说有事,他总会拍拍你肩膀说“很快的”,可结果往往是一两个小时过去,夜已深、人已倦,短会成了“加班启动会”。

会议,本该是提高协作效率的工具,不该成为阻碍创造力与执行力的枷锁。我们不能忽视:一个组织的时间资源,是极其宝贵的。正如彼得·德鲁克所言:“时间是组织中最稀缺的资源,任何管理都必须从时间管理开始。”

所以,不妨问问自己:你每周,究竟花了多少时间在会议上?这些会议,有多少是真正必要、真正高效的?
如果答案不尽如人意,是时候重新思考,如何让“会议”二字,回归它该有的价值了。

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